CRM med fakturering –
från affär till offert, order och faktura
I Flowen hänger affären, offerten, ordern och fakturan ihop i samma system. Kunden och raderna skrivs in en gång och följer med från affären till offerten och ordern, och fakturan skapas från ordern.
En affär, ett flöde. Affärens kalkyl blir offert, den accepterade offerten blir order och orderprojekt, och fakturan skapas från ordern.
Vad är ett CRM med fakturering?
Ett CRM håller ordning på kunder och affärer: vem ni pratar med, vad som är på gång och vad som ska följas upp. Faktureringen är slutet på samma affär. I många småföretag ligger de två i olika system, och när affären är vunnen skrivs kunden, raderna och priserna in igen i offertverktyget och sedan en gång till i faktureringen.
Ett CRM med fakturering samlar hela vägen i ett system. Det ni skrev in när affären började följer med till offerten, ordern och fakturan. Det som säljaren lovade är då detsamma som det som faktureras, och ingen behöver leta i tre program för att se var affären står.
Säljpipeline och affärer
En affär skapas med Ny affär i CRM. Bara affärstitel och kund krävs. Kunden väljs ur kundregistret, och kontaktuppgifterna fylls i från kunden. Affärsvärde, förväntat avslutsdatum och affärsägare fyller du i vid behov.
En ny affär börjar i Prospektering och dras vidare genom stegen till Vunnen eller Förlorad. Affärerna visas som lista eller som kanban, och kolumnernas namn går att byta. Uppgifter läggs på affären under fliken Uppgifter och syns i kalendern, så att uppföljningen inte glöms bort. När affären är sparad kan du också bifoga filer.
Under Offerter i affärens dialog syns affärens offerter med nummer och status: Utkast, Skickad, Accepterad eller Konverterad, och när kunden accepterade. Affären flyttar sig inte själv mellan stegen. Flytta den till Vunnen när kunden har accepterat.
Kundregister
Kundregistret är grunden för affärer, offerter och ordrar. En kund har organisationsnummer, momsregistreringsnummer, momstyp och kontaktperson, men bara namnet måste fyllas i. Finns redan en kund med samma organisationsnummer, momsregistreringsnummer eller e-post sparas inte den nya, så att registret inte fylls av dubbletter.
Har ni många kunder på en gång importerar ni dem från Excel eller CSV, med en mall att utgå från. Importen känner igen vanliga rubriker som Företag, Orgnr och E-post, och kolumner som inte känns igen kopplar du för hand. Den visar nya kunder och möjliga dubbletter innan något sparas, och befintliga kunder ändras aldrig. Importen finns för team utan Fortnox; med Fortnox kopplat hämtas kunderna därifrån.
Kunder kan också läggas upp direkt där de behövs: i offertbyggaren och orderbyggaren, och i affären genom att skriva ett nytt namn i fältet Kund.
Så går det från affär till faktura i Flowen
Fyra steg i samma system.
Affärens kalkyl blir offertrader
I affärens kalkyl läggs rader under Arbete, Material, Maskiner, Underentreprenör, Resor och Övrigt, med inköpspris och påslag. Skapa offert gör raderna till offertrader med beskrivning, antal och pris. Inköpspris och påslag syns inte på offerten, och offerten kopplas till affären.
Offerten skickas och kunden accepterar online
Offerten skickas från offertlistan med e-post från teamets brevlåda, med offerten som PDF och knappen Acceptera offert online. Kunden fyller i faktura- och leveransuppgifter och accepterar. Länken gäller i 30 dagar, och affären visar när kunden accepterade.
Ordern och orderprojektet skapas
När kunden accepterar skapas ett orderutkast med kund, rader och priser, och ett orderprojekt med kanban för inköp, uppgifter och tid. Har kunden sagt ja per telefon eller mejl: Konvertera till order i offertlistan.
Fakturan skapas från ordern
Fakturan skapas från ordern i orderlistan, eller med Ny faktura.
Koppling till Fortnox
- Kunderna hämtas med Synka från Fortnox.
- Artiklarna hämtas med Hämta från Fortnox.
- En ny kund som läggs upp i Flowen skapas även i Fortnox.
Med Fortnox kopplat är Fortnox källan för kunder och artiklar, och importen från Excel är avstängd. Läs mer om Fortnox-integrationen →
Mejla in uppgifter
Ett mejl till teamets adress för uppgifter blir en uppgift i CRM, med mejlets ämne som rubrik och texten som beskrivning. Uppgiften syns under Uppgifter i CRM och i kalendern. Ett typiskt sätt är att svara en kund och lägga teamets adress som dold kopia. Mejlet skickas från din egen adress i Flowen, och finns en mottagare som kund i kundregistret kopplas uppgiften till den kunden.
Adressen står i Team Settings under Adress för uppgifter, för team där Flowen har aktiverat funktionen.
Vanliga frågor om CRM med fakturering
Prospektering, Kvalificering, Förslag, Förhandling, Vunnen och Förlorad. En ny affär börjar i Prospektering, och du drar den mellan stegen i kanban. Kolumnernas namn går att byta.
Ja, från Excel eller CSV med en färdig mall, om teamet inte har Fortnox kopplat. Med Fortnox kopplat är Fortnox källan för kunder, och de hämtas med Synka från Fortnox.
Lägg in raderna i affärens kalkyl och klicka Skapa offert. Kalkylraderna blir offertrader med beskrivning, antal och pris, och offerten kopplas till affären.
När kunden accepterar offerten online skapas ett orderutkast och ett orderprojekt automatiskt. Har kunden sagt ja på annat sätt klickar du Konvertera till order i offertlistan.
Ja. Har teamet Fortnox kopplat skapas en ny kund som läggs upp i Flowen även i Fortnox.
Se CRM:et i en demo
Vi visar hela vägen: affären, kalkylen, offerten, kundens acceptans, ordern, orderprojektet och fakturan.
Se även: Offerthantering • Orderhantering • Jämför med Lime CRM • Jämför med Pipedrive • Jämför med HubSpot
Testa Flowen i 30 dagar
Inget konsultprojekt. Inget kreditkort. Bara testa.
Genom att fortsätta godkänner du våra villkor.