Orderhantering –
från accepterad offert till faktura
I Flowen skapas ordern när kunden accepterar offerten online. Med ordern kommer ett orderprojekt för uppgifter, inköp och tid, och fakturan skapas från ordern.
Vad är orderhantering?
Orderhantering är allt som händer mellan kundens ja och fakturan: att registrera vad kunden beställt, planera och utföra arbetet, beställa material och fakturera. I många företag sker det i flera verktyg, och kund, rader och priser skrivs in igen på varje ställe.
När ordern skapas ur offerten följer det som redan är överenskommet med: kunden, raderna och priserna. Det som säljaren lovade är då detsamma som det som planeras, köps in och faktureras.
Så skapas en order i Flowen
Kunden accepterar online
Kunden klickar Acceptera offert online i mejlet och fyller i faktura- och leveransuppgifter. Ett orderutkast med kund, rader och priser skapas automatiskt, och både kunden och ni får en orderbekräftelse med e-post. Offerthantering →
Konvertera till order
Har kunden sagt ja per telefon eller mejl klickar du Konvertera till order i offertlistan. Kund, rader, priser och momstyp följer med, och ordern får ett ordernummer.
Ny order utan offert
Har kunden beställt utan offert skapar du ordern direkt med Ny order i orderlistan. I orderbyggaren kan du lägga upp en ny kund och hämta uppgifterna från företagsregistret (SCB).
Orderprojektet skapas automatiskt på alla tre sätten. Börjar affären tidigare, i säljpipelinen? Se Flowens crmsystem.
Orderprojektet
Orderprojektet heter efter ordernummer och kund och ligger i gruppen Orderprojekt i projektlistan.
- Kanban: uppgifter i To Do, In Progress, In Review och Done, med ansvarig, förfallodatum och filer. Nämn en kollega med @ i en uppgift. Projekthantering →
- Inköp: skicka en inköpsorder med orderns rader som PDF till leverantören, eller ett mejl om material eller tjänster, direkt från projektet.
- Tid: Registrera tid kopplar tiden till projektet, och den syns i projektets utfall.
- Kalkyl, resurser och utfall finns på projektsidan, och uppgifterna syns i kalendern och i Gantt.
Från order till faktura
Fakturan skapas från ordern och skickas som PDF från er egen brevlåda. Med Fortnox kopplat skapas den även i Fortnox med OCR-nummer och bokförs där, och betalstatusen läses tillbaka. Utan Fortnox är fakturanumret betalreferens, och ni markerar fakturan som betald.
Med Fortnox finns också knappen Fortnox i orderlistan, som skapar fakturan direkt i Fortnox i stället för i Flowen.
Vem det passar
För industri- och projektföretag
Varje order blir ett projekt med uppgifter, inköp och tid, med eller utan Fortnox.
Ett pris per företag
2 000 kr i månaden exkl. moms, med upp till 20 användare och 30 dagars provperiod utan kort. Se priser
Vanliga frågor om orderhantering
Ja. När kunden accepterar offerten online skapas ett orderutkast med kund, rader och priser, tillsammans med orderprojektet. Kontrollera ordern och spara. Både kunden och ni får en orderbekräftelse med e-post.
Ja. Klicka Ny order i orderlistan och spara med SPARA ORDER. Orderprojektet skapas automatiskt.
Klicka Konvertera till order i offertlistan. Kund, rader, priser och momstyp följer med, och offerten får statusen Konverterad. Kunden kan då inte längre acceptera offerten via länken i mejlet.
Ja, ordern öppnas för redigering från orderlistan eller kundkortet.
Skapa fakturan från ordern och klicka Skicka faktura. Kunden får fakturan som PDF från er brevlåda. Med Fortnox kopplat skapas den även i Fortnox och bokförs där; utan Fortnox är fakturanumret betalreferens.
Orderprojektet skapas med ordern. Där lägger ni uppgifter i kanban, skickar inköpsordrar till leverantörer och registrerar tid. Tiden och registrerade kostnader syns i projektets utfall.
Kalkylraderna blir offertrader när offerten skapas från affären, och raderna följer med till ordern. Själva kalkylen följer inte med till orderprojektet; projektets kalkyl fylls i på projektet.
Se orderhanteringen under en kostnadsfri kartläggning
Vi visar hela vägen: offerten, kundens acceptans, ordern, orderprojektet, inköpen och fakturan.
Se även: Offerthantering • Crmsystem • Fortnox-integration • Projekthantering • Priser
Testa Flowen i 30 dagar
Inget konsultprojekt. Inget kreditkort. Bara testa.
Genom att fortsätta godkänner du våra villkor.