Varför CRM och fakturering hör ihop

När CRM och fakturering är skilda åt uppstår samma problem i företag efter företag:

• En affär markeras som vunnen, men ordern faktureras aldrig eller för sent.
• Samma kund finns två gånger, med olika adress eller organisationsnummer.
• Raderna skrivs om från offerten till fakturan, och något blir fel.
• Säljaren ser inte om kunden har obetalda fakturor.

Inget av det beror på slarv. Det beror på att samma uppgift måste föras in på två ställen, och att inget av de två systemen ser hela kedjan.

För att kedjan ska hålla behöver tre saker vara på plats. Ett gemensamt kundregister, så att kunden bara finns en gång. Dokument som bygger på varandra, så att offerten blir order och ordern blir faktura utan att raderna skrivs om. Och en plats där både sälj och ekonomi ser hur det har gått för kunden: vad som är offererat, beställt, fakturerat och betalt.

I Flowen börjar kedjan med en affär i CRM. En affär har en titel och en kund ur kundregistret, och kan också ha affärsvärde, förväntat avslutsdatum och affärsägare. Affärerna visas som lista eller kanban och flyttas mellan stegen Prospektering, Kvalificering, Förslag, Förhandling, Vunnen och Förlorad. Uppgifter på affären syns i kalendern.

På fliken Kalkyl räknar säljaren på affären, med rader under Arbete, Material, Maskiner, Underentreprenör, Resor och Övrigt: beskrivning, enhet, antal, inköpspris och påslag.

Från kalkylen skapar knappen Skapa offert en offert med affärens kund, där kalkylraderna blir offertrader med beskrivning, antal och pris. Inköpspris och påslag syns inte för kunden. Har kunden redan beställt finns också Skapa order direkt från kalkylen.

Offerten är kopplad till affären. Under Offerter i affären syns offertens nummer och status, och när kunden accepterade. Skapas en offert fristående, utanför CRM, läggs den i sin tur upp som en affär i steget Förslag.

Kunden får offerten med e-post och accepterar den online. Då skapas ett orderutkast med kund, rader och priser, och ett orderprojekt för ordern. Säger kunden ja på annat sätt används Konvertera till order, och orderprojektet skapas på samma sätt.

Två saker sker inte automatiskt. Affären flyttar sig inte själv till Vunnen; den flyttar ni för hand när kunden har accepterat. Och kalkylen från affären följer inte med till orderprojektet, där projektets kalkyl fylls i separat.

När ordern är levererad skapas fakturan med Ny faktura, även från ordern. Fakturan skickas från er egen brevlåda. Med Fortnox kopplat bokförs den i Fortnox och betalstatusen hämtas därifrån; utan Fortnox markerar ni den som betald i Flowen.

Kundkortet samlar det hela. Där visas kundens offerter, ordrar och fakturor var för sig, med nummer, datum, status och belopp. Fakturor har statusen Utkast, Skickad, Betald, Krediterad eller Makulerad. Klickar man på en rad öppnas dokumentet.

Listorna visar de 50 senaste av varje slag. En faktura blir Betald när den markeras som betald i Flowen, eller när betalningen hämtas från Fortnox. För säljaren betyder det att kundens betalningar syns på samma ställe som offerterna.

En affär som inte följs upp blir sällan vunnen. I Flowen läggs uppgifter på affären, under fliken Uppgifter, och på offerten, direkt i offertlistan. En uppgift med datum syns i kalendern.

Offertlistan visar hur många öppna uppgifter varje offert har, och markerar med rött om någon av dem är försenad. Försenade uppgifter och uppgifter för i dag syns också överst i CRM:s lista, under Mina för den som är ansvarig och annars under Alla. Är du ansvarig syns uppgiften dessutom i kortet Dina uppgifter på startsidan när den är försenad, ligger i dag eller i morgon.

Nya kunder kan också hittas i CRM. Företagssökningen söker i SCB:s företagsregister, och träffarna sparas i företagslistor som sedan kan föras vidare till CRM. På så sätt börjar även en kall kontakt i samma register som den senare fakturan.

Kunden kan läggas upp från tre ställen: i kundregistret med Ny kund, i offert- och orderbyggaren med + Ny kund, och i CRM:s affärsdialog genom att skriva ett nytt namn och välja att skapa det som ny kund. Det blir samma kund i samma register, oavsett var den läggs upp.

Kundregistret har ett dubblettskydd. Finns redan en kund med samma organisationsnummer, momsregistreringsnummer eller e-post sparas inte den nya, och ni väljer den befintliga i stället. Har teamet Fortnox kopplat är Fortnox källan för kunderna, och en kund som läggs upp i Flowen skapas även där.

Hur flödet ser ut steg för steg, med inköp och tid i orderprojektet, beskrivs i guiden Så går en offert till faktura i ett projektföretag.