Så går en offert till faktura i ett projektföretag

Varje gång en uppgift flyttas mellan två verktyg skrivs den in igen. Kundens namn, raderna och priserna finns först i offerten, sedan i ordern och till sist i fakturan. Skrivs de om för hand finns risken att fakturan inte stämmer med det kunden accepterade, eller att något som sålts aldrig faktureras.

För den som ansvarar för ekonomin är frågan därför inte bara hur offerten ser ut, utan om det går att följa en affär från första pris till betald faktura.

I Flowen ligger offert, order, projekt och faktura i samma system och är kopplade till samma kund i kundregistret. Kundkortet visar kundens offerter, ordrar och fakturor med nummer, datum, status och belopp.

En offert ska vara så tydlig att den kan bli en order utan att något behöver tolkas: vem som köper, vad som ingår, antal och pris, villkor och hur länge erbjudandet gäller. Mer om det i guiden Vad ska en offert innehålla?

I Flowen byggs offerten på kundregistret och artikelregistret. Har säljaren först räknat på affären i CRM, i affärens kalkyl, skapar knappen Skapa offert en offert där kalkylraderna blir offertrader med beskrivning, antal och pris. Inköpspris och påslag syns inte för kunden. En offert som skapas fristående läggs i sin tur upp som en affär i CRM, i steget Förslag.

Offerten sparas som utkast och skickas från offertlistan. Kunden får ett mejl från er egen brevlåda med offerten som PDF och knappen Acceptera offert online.

Accepten är punkten där ett erbjudande blir ett åtagande. Det ska gå att se att kunden har sagt ja, och vad kunden har sagt ja till.

I Flowen accepterar kunden offerten online via länken i mejlet och fyller i faktura- och leveransuppgifter. Då händer fyra saker:

• Offerten får statusen Accepterad.
• Ett orderutkast skapas med kund, rader och priser.
• Ett orderprojekt skapas för ordern.
• Både kunden och ni får en orderbekräftelse med e-post.

Affären i CRM flyttar sig inte själv. Den flyttar ni till Vunnen när kunden har accepterat.

Alla kunder svarar inte via länken. Säger kunden ja på telefon eller i ett mejl används Konvertera till order i offertlistan. Kund, rader, priser och momstyp följer med, offerten får statusen Konverterad, ordern får ett ordernummer och orderprojektet skapas. En konverterad offert kan inte längre accepteras via länken; kunden ser då att den redan är beställd.

Ordern är åtagandet internt: det som ska levereras och faktureras. Den bör innehålla samma rader som offerten, så att ingen behöver jämföra två dokument.

I Flowen finns orderutkastet i orderlistan som "Orderutkast för offert" följt av offertnumret. Kontrollera det och spara. Har kunden beställt utan offert skapas ordern direkt med Ny order, och orderprojektet skapas då på samma sätt.

I ett projektföretag är det i projektet som arbetet planeras och kostnaderna uppstår. Projektet behöver därför vara knutet till ordern från början, inte läggas upp i efterhand.

I Flowen heter orderprojektet som ordernumret och kunden och ligger i gruppen Orderprojekt i projektlistan. Projektet har en kanban för uppgifterna och en projektsida med flikarna Kalkyl, Resurser, Fakturor och Utfall. Projektets kalkyl fylls i på projektet; kalkylen från CRM-affären följer inte med.

Mellan order och faktura ligger leveransen: arbetstid, material och tjänster som köps in. För att veta hur projektet går behöver kostnaderna registreras på projektet.

I orderprojektets kanban finns knapparna Inköpsorder, Material-inköp, Tjänste-inköp och Registrera tid. En inköpsorder skickas som PDF till leverantören, med rader som kan hämtas från orderns rader eller ur artikelregistret. Material-inköp och Tjänste-inköp skickar ett enklare mejl utan rader.

Tid loggas i tidrapporten eller med Registrera tid och kopplas till projektet. Den syns som arbetstid i projektets kanban och som internkostnad i Utfall. Kvitton och milersättning läggs in med Lägg till kostnad. Inköpsordern i sig räknas inte som kostnad; kostnaden kommer in när den registreras.

Fakturan ska motsvara det som sålts och levererats, med rätt kund, referenser, förfallodatum och betalningsreferens. När den är skickad återstår att följa betalningen.

I Flowen skapas fakturan med Ny faktura, även från ordern, projektet eller kalkylrader. Arbetad tid och registrerade kostnader följs upp i projektets Utfall; gå igenom fakturans rader mot ordern och projektet innan den skickas. Fakturan skickas som PDF från er egen brevlåda.

Med Fortnox kopplat skapas fakturan i Fortnox när den skickas, får Fortnox OCR-nummer och bokförs där. En schemalagd körning hämtar slutbetalda fakturor och markerar dem som betalda i Flowen.

Utan Fortnox skickar Flowen fakturan själv, med fakturanumret som betalreferens. Ni markerar fakturan som betald när betalningen har kommit, och bokföringen görs i ert eget system.

Två saker behöver vara på plats i teamets inställningar. Bolagsuppgifterna, med juridiskt namn och minst en adress, används på offerter, ordrar och fakturor, och utan dem kan dokumenten inte skapas eller skickas. Utgående e-post ställs in med er egen Microsoft 365-brevlåda; utan den går inga offerter, orderbekräftelser eller fakturor ut.