Fortnox och offerter – vad kan synkas och inte

Offerten och ordern är säljarens och projektledarens dokument. Fakturan och bokföringen är ekonomins. När de ligger i olika system måste kunden, raderna och priserna skrivas in en gång till när fakturan ska skapas, och betalningen måste följas i ett system medan affären följs i ett annat.

En integration löser inte det genom att allt kopieras åt båda hållen. Den löser det genom att varje uppgift har en tydlig källa. Därför är det viktigt att veta exakt vad som går mellan systemen.

När Fortnox är kopplat är Fortnox källan för kundregistret. Kunderna hämtas till Flowen med Synka från Fortnox, och import av kunder från fil är avstängd. En kund som läggs upp i Flowen skapas även i Fortnox. Saknar en kund Fortnox kundnummer skapas kunden i Fortnox när en faktura till den förbereds eller skickas, och numret sparas på kunden i Flowen.

Artiklarna läggs in i Fortnox och hämtas till Flowen med Hämta från Fortnox. Även här är import från fil stängd. Artiklarna kan sedan väljas i offerter, ordrar, inköpsordrar och på fakturan.

Fakturan skapas i Flowen och går till Fortnox på ett av två sätt. Förbered skapar fakturan i Fortnox och sparar Fortnox fakturanummer och OCR-nummer, utan att något mejl skickas. Skicka faktura skapar den i Fortnox om den inte redan är förberedd, och mejlar den som PDF med Fortnox OCR-nummer från er egen brevlåda.

Med till Fortnox följer kunden, fakturadatum, förfallodatum, Er referens, Vår referens, valuta och raderna med beskrivning, enhet, antal, à-pris, moms och rabatt i procent. Fakturan bokförs i Fortnox när den skickas.

Betalstatusen kommer tillbaka automatiskt. En schemalagd körning hämtar slutbetalda fakturor från Fortnox, och fakturan blir Betald i Flowen med betaldatumet från Fortnox.

Kreditfakturor skapas som utkast i Flowen och går till Fortnox när de förbereds eller skickas, som andra fakturor. Ändras ett förberett utkast annulleras den tidigare fakturan i Fortnox, och nästa Förbered ger ett nytt fakturanummer.

Kvitton som läggs på ett projekt med Lägg till kostnad skickas också till Fortnox när teamet har kopplingen.

Förbered skapar fakturan i Fortnox och sparar Fortnox fakturanummer och OCR-nummer på den, utan att något mejl skickas. Klickar ni Förbered igen skapas ingen ny faktura i Fortnox. Är fakturan inte förberedd kommer OCR-numret när fakturan skapas i Fortnox vid utskicket.

Offerter och ordrar finns i Flowen. Det som når Fortnox från en order är fakturan. Utöver det går följande inte mellan systemen:

• Leverantörsfakturor hämtas inte från Fortnox.
• Projekt skickas inte till Fortnox och hämtas inte därifrån.
• Betalningspåminnelser skickas inte, varken från Flowen eller via Fortnox.
• Delbetalningar och krediteringar som görs i Fortnox syns inte i Flowen.
• Makulera ändrar bara fakturan i Flowen, inte i Fortnox.

Betalningsvillkoren skickas inte heller som eget fält till Fortnox, bara förfallodatumet.

I orderlistan finns också knappen Fortnox på varje order. Den skapar en faktura direkt i Fortnox med orderns rader och kund och 30 dagars förfallotid, och ordern visas sedan som fakturerad.

Knappen har tydliga begränsningar. Ingen faktura skapas i Flowen, fakturan bokförs inte, och betalstatusen kommer inte tillbaka. Varje klick skapar en ny faktura i Fortnox. Knappen passar när fakturan ska skickas från Fortnox; ska den mejlas från Flowen skapas den med Ny faktura, även från ordern.

Fortnox är ett tillval, inte en förutsättning. Flowens fakturamodul fungerar på egen hand.

Utan Fortnox skickar Flowen fakturan själv, som PDF från er egen brevlåda, och fakturan får statusen Skickad. Fakturan har då inget OCR-nummer. På PDF:en står i stället Betalreferens med fakturanumret.

Flowen läser inte av betalningar utan Fortnox. När kunden har betalat öppnar ni fakturan och klickar Markera som betald. Kreditera och Makulera fungerar, men bara i Flowen. Bokföringen görs i ert eget system.

Kopplas Fortnox senare går fakturor som inte är skickade via Fortnox när de skickas. Redan skickade fakturor skickas inte dit.

Kort sagt: offerten, ordern och projektet ligger i Flowen. Med Fortnox kopplat är Fortnox källan för kunder och artiklar, fakturan bokförs i Fortnox, och betalstatusen hämtas därifrån. Utan Fortnox sköter Flowen faktureringen, och bokföring och betalningar hanteras utanför.

Hur offerten blir order, projekt och faktura beskrivs i guiden Så går en offert till faktura i ett projektföretag.