Vad ska en offert innehålla?

Offerten ska visa vem som lämnar den och till vem. Från er sida: juridiskt namn, organisationsnummer, momsregistreringsnummer, adress och kontaktuppgifter, och om ni är godkända för F-skatt. Från kundens sida: företagsnamn, adress och den person offerten är ställd till.

En namngiven kontaktperson på båda sidor gör det enkelt att ställa frågor innan beslutet, och att veta vem som har godkänt vad.

Varje del av leveransen bör stå på en egen rad med beskrivning, antal, enhet och à-pris. Då kan kunden jämföra med andra anbud, och ni kan senare fakturera samma rader. En rabatt redovisas tydligast per rad, så att både pris och rabatt syns.

Text som beskriver omfattning, avgränsningar och förutsättningar hör också hemma i offerten, gärna under egna rubriker. Det är ofta där oklarheter uppstår om de saknas.

Mellan företag anges priser vanligen exklusive moms, med momsen redovisad för sig. Det behöver också framgå vilken momstyp som gäller. Vid byggtjänster kan omvänd skattskyldighet gälla, och vid försäljning till andra EU-länder eller export utanför EU gäller andra regler än vid vanlig försäljning inom Sverige.

En offert bör ange hur länge den gäller, till exempel 30 dagar. Det skyddar er när priser på material och underleveranser rör sig, och ger en naturlig tidpunkt att följa upp offerten.

Betalningsvillkor, hur och när fakturering sker, och leveransvillkor eller leveranstid bör också stå i offerten. Står villkoren där från början behöver de inte förhandlas fram efter beställningen.

De flesta problem med offerter visar sig först senare, när ordern ska levereras eller fakturan ska skickas. Några återkommer ofta:

• En klumpsumma utan rader, så att det är oklart vad som ingår.
• Ingen giltighetstid, så att ett gammalt pris kan åberopas långt senare.
• Moms som inte framgår, eller fel momstyp för kunden.
• Villkor som står i ett mejl men inte i själva offerten.
• Ingen namngiven mottagare hos kunden.

Ett program för offerter löser inte allt, men det kan se till att samma uppgifter finns med varje gång och att offerten bygger på samma kund- och artikelregister som ordern och fakturan.

I Flowen väljs kunden ur kundregistret. Finns kunden inte läggs den upp direkt i offertbyggaren med namn, företag, e-post, telefon och adress. Mottagaren är personen offerten skickas till; förnamn och e-post krävs.

Era egna bolagsuppgifter – juridiskt namn, organisationsnummer, momsnummer, adress, bankgiro och F-skatt – fylls i en gång i teamets inställningar och används på offerter, ordrar och fakturor.

Liknar offerten en tidigare kan ni utgå från den. Kopiera i offertlistan öppnar en kopia som nytt utkast, med kund, mottagare, rader och giltighet från den gamla offerten. Den gamla offerten ändras inte.

Raderna hämtas ur artikelregistret. Söker du med tomt fält visas de artiklar ni använder mest. Utöver artiklar finns tre sorters rader:

• Fritextrad, för något som inte finns i registret.
• Inforad, med bara text.
• Textblock: en artikel med kategorin Textblock blir en rubrik med text, utan antal och pris.

Varje rad har antal, à-pris och rabatt i procent, och benämning och utökad beskrivning kan ändras på raden. Har affären räknats i CRM:s kalkyl blir kalkylraderna offertrader med beskrivning, antal och pris; inköpspris och påslag syns inte för kunden.

Momstypen visas när kunden är vald och följer kundens förval: Standard, Omvänd moms inom landet (byggmoms), Omvänd moms EU eller Export utanför EU. Den gäller hela offerten, inte enskilda rader.

Under Giltighetstid & Villkor anges giltighet i dagar och betalningsvillkor. Förvalen kommer från teamets inställningar, så att varje offert utgår från samma villkor. Leverans och fakturering fylls i vid behov.

Specialinstruktioner skrivs ut på offerten. Upp till tio bilagor på högst 10 MB vardera kan följa med, till exempel ritningar eller produktblad.

Offerten sparas som utkast och får ett nummer. Från offertlistan skickas den med e-post från er egen brevlåda. Kunden får offerten som PDF och knappen Acceptera offert online.

När kunden accepterar fyller kunden i faktura- och leveransuppgifter. Offerten blir Accepterad och ett orderutkast skapas. Vad som händer sedan beskrivs i guiden Så går en offert till faktura i ett projektföretag.

Två tider är lätta att blanda ihop. Offertens giltighetstid är den ni själva anger på offerten, i dagar. Länken i mejlet är något annat: den gäller alltid i 30 dagar från utskicket.

Efter 30 dagar ser kunden att länken har gått ut, med en uppmaning att kontakta er. Skickar ni offerten igen får kunden en ny länk som gäller 30 dagar från det nya utskicket. En offert som redan har accepterats visas som accepterad även efter 30 dagar.

För att inte tappa en offert som väntar på svar kan ni lägga uppgifter på den direkt i offertlistan, om teamet har CRM. En uppgift med datum syns i kalendern, och offertlistan visar hur många öppna uppgifter offerten har och om någon är försenad.